근로자를 한 명이라도 채용한다면 반드시 작성해야 하는 서류가 근로계약서다. 급여, 근로시간, 휴일 등 주요 근로조건을 명시한 근로계약서는 5인 미만 사업장에도 동일하게 적용되며, 정규직·계약직·일용직 등 고용 형태와 관계없이 작성 의무가 발생한다. 이를 소홀히 할 경우 단순 행정지도가 아닌 법적 제재로 이어질 수 있다는 점에서 사업주의 각별한 주의가 필요하다.

근로계약서를 작성하지 않은 경우 고용 형태에 따라 벌칙이 달라질 수 있다. 정규직은 근로기준법 위반으로 500만 원 이하의 벌금이, 기간제 근로자는 기간제법 위반으로 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다. 특히 기간제 근로자라고 해서 근로기준법 적용이 배제되는 것은 아니므로, 사안에 따라 벌금과 과태료가 동시에 문제될 가능성도 있다. 벌금은 형사처벌로 기록이 남는다는 점에서 그 부담이 가볍지 않다.

또 하나 간과하기 쉬운 부분은 ‘미작성’뿐 아니라 ‘미교부’ 역시 처벌 대상이라는 점이다. 근로계약서를 작성했더라도 근로자에게 1부를 교부하지 않고 회사에서만 보관하는 경우, 법 위반으로 판단될 수 있다. 실무에서는 서면 작성에만 초점을 두고 교부 절차를 생략하는 사례가 적지 않은데, 이 역시 진정 제기 시 과태료나 벌금으로 이어질 수 있다.

다만 근로계약서는 단순히 처벌을 피하기 위한 형식적 문서에 그쳐서는 안 된다. 고용노동부 표준 근로계약서를 그대로 사용하는 경우 회사의 실정과 맞지 않는 조항이 포함되거나, 반대로 필요한 규정이 누락될 수 있다. 특히 10인 미만 사업장으로 취업규칙이 없는 경우 근로계약서가 사실상 유일한 인사 기준이 될 수 있는 만큼, 법정 필수 사항을 충실히 반영하면서도 업종 특성과 조직 운영 방향에 맞게 내용을 정비하는 것이 바람직하다. 필요하다면 외부 전문가의 검토를 통해 리스크를 사전에 점검하는 방법도 고려할 수 있다.